No hay duda que los imprevistos pueden ocurrir y existan auténticas urgencias que deban ser atendidas con prioridad.

Desde hace muchos años nos hemos vuelto una sociedad de consumo inmediato, buscamos atajos, abreviamos procesos, aplicamos la ley del mínimo esfuerzo, hacemos más de una cosa a la vez sin estar realmente enfocados al 100% en ninguna. Los jóvenes buscan hacerse millonarios de la noche a la mañana. Invertimos el proceso de ser-hacer-tener, buscamos tener para ser o hacer.

Dentro de esta cultura de inmediatez se mueve el concepto de sentido de urgencia, todo urge, es para ayer.

Mi definición personal de urgencia es la siguiente: por lo general es cuando tienes que dejar a un lado tu agenda personal para atender una solicitud de alguien que no se organizó adecuadamente o incluso de ti mismo.

No hay duda qué los imprevistos pueden ocurrir y existan auténticas urgencias que deban ser atendidas con prioridad. La cuestión es que la mayor parte de las urgencias no son de este tipo, se deben a la mala gestión, comunicación, cascadeo, identificación de prioridades, etcétera.

Se dice que la palabra que más escuchan los niños es “no”, lo que sucede es que la palabra pierde importancia y deja de ser escuchada, lo mismo puede ocurrir cuando todas las actividades se vuelven urgentes, se puede perder el sentido de urgencia que se les pretende dar.

Si tienes 10 actividades programadas para el día y te dicen que una de ellas es urgente, la pones al frente de las demás y la sacas primero. Cuando te dicen que esas mismas 10 actividades son todas urgentes, lo que sucede es que pierden su connotación de urgente porque todas tienen la misma calidad y no es claro cuales deben ir primero que otras.

En ocasiones se manda un mensaje confuso entre urgencia e intensidad, si lo que buscamos es más intensidad que urgencia y que esas 10 actividades se terminen de la manera más expedita posible, más que decir que todas son urgentes lo que se debe analizar es el proceso, ver la manera más eficiente de realizar las cosas, aportar por la automatización, la tecnología.

Otro tema importante es que la presión aplicada a un proceso de generación de un entregable esta correlacionada con la probabilidad de error, entre más presiones un proceso, el tiempo será apenas suficiente para terminarlo, habrá poco o nulo margen de revisión y supervisión y poco o nada de tiempo para el análisis de los resultados con todas las implicaciones que pueda tener un tema, no se trata solo de generar los datos sino todo lo que pueda girar alrededor de ellos, las preguntas que se puedan detonar, las actividades que se deben anticipar.

Lo mismo sucede con el tema de los tiempos, el rendimiento es decreciente, la lucidez mental no es la misma en el horario regular, que a las 11 de la noche o las 4 de la mañana después de 13 ó 18 horas de trabajo continúo, la posibilidad de error aumenta.

La apuesta deben ser procesos claros, apostar a la calidad de la información más que a la rapidez, usar la tecnología para los procesos operativos, que exista más tiempo para pensar en la interpretación de los datos más que en la generación de estos.